めんへらるんるん

がちめんへら女子を合法観察できるブログ

【就活】元人事担当が書く 学生が企業に電話連絡するときに伝えるべきことまとめ

f:id:menherarunrun:20180525231218j:plain

「急にお腹壊して説明会行けない!」「辞退の連絡をしなきゃいけない……」「急ぎで確認したいことができてしまった」などの理由で、就活中どうしても企業に電話連絡しないといけない場面って出てきます。ですが、なかなか電話って緊張しちゃいますし、出来れば掛けたくなかったと頭抱えたりと大変です。

元人事担当=学生からの電話を”受ける側”だった私が、電話連絡するときに何を伝えてほしいのかをフランクにまとめます。気楽にどうぞ。

 

 

 

 

STEP①:電話を掛ける前に準備を整える

非常に大切です。勢いだけで電話するのは失敗原因。たとえ急いでいても電話を掛ける前に事前準備!

 

☆用意するもの(ブツ)

・スケジュールのわかるもの(手帳など)

学校の用事・バイトの予定・プライベートの予定、他の企業の就活予定など、自分の予定すべてわかるものを用意しましょう。人によっては、就活とプライベートは使い分けているという人もいるかもしれませんが、その場合はすべて手元で確認できる状態にしましょう。2冊の手帳を持っているなら2冊手元に用意です。

キツイ言い方ですが、別の日程を案内したり、折り返しの電話になったりしたときに、学生さんに予定を聞いたときに慌てている様子を感じると、「自分から掛けてきたのに手元にスケジュール帳も用意していなかったのかよ」って思うことがあります。電話を掛けるということは、電話を取る側の手を止めて話を聞いてもらっているということです。相手を待たせないように備えていきましょう。

・メモと筆記具

電話って緊張するので、メモを取らないまま電話をしてしまうと何かが抜けます。忘れます。これは社会人、企業側の人間もそうなんです。人間そんなもんです。

・電話掛けに適した場所

原則、周囲が静かで電波の安定したところで掛けましょう。割と、入り込んでいる音って相手に聞こえています。キャンセルや辞退の電話で、奥から笑い声とか学生を呼ぶ声とかしたらアウト。電波が悪くて、電話を取った相手に迷惑をかけるのもアウト。

ただし、超急ぎの場合、例えば「電車遅延で、降りたらすぐ電話しなきゃ」っていう場合に、駅員アナウンス声が入り込むのはセーフ、むしろ良い。本当に電車遅延に巻き込まれたってことがプラスで伝わるかも。

適した場所はどこかを冷静に考えて確保しましょう。あと急いでいても歩きスマホや人の迷惑になる場所はダメだぞ!

 

☆事前に確認をしておくべきこと

・電話先の企業の受付時間

 電話受付時間の記載やアナウンスが無くても確認しましょう。分からないときに一番使えるのは、応募するときに見た募集要項。ここから会社の勤務時間と休憩時間を確認しましょう。時間外に掛けたら悪印象を持たれても仕方ないです。

急ぎの場合は別です。遅刻連絡とか。常識的に考えてってのもありますし、採用担当者が選考準備をしている時間は勤務時間のはずですし。

 

急ぎではない場合。まず時間外と昼休みは避けるべし。それ急ぎではないよねっていう電話が勤務時間外にかかってくることは採用担当の愚痴あるあるです。

もっと言うなら、始業から15分、就業前15分程度も避けたほうがいいですね。朝礼中、だったり片づけのための離席中だったりなどで担当者さんが席にいないときに掛けてしまったら、折り返し電話になってしまいます。伝言で済む内容だと自分は思っていても、伝言は失礼と捉える方もいますし、そもそも社内ルールで、採用担当でない社員経由による伝言NGってなっている所もあります。つまりもう一度電話=もう一度相手の作業の手を止めて時間を頂くことになってしまいます。

 

・採用担当の電話番号

 電話番号を調べるとき、会社のHPトップから調べちゃってませんか?うっかり代表電話にかけちゃってませんか?私もやらかしました。採用担当者が提示している番号に掛けましょう。

 

・自分の選考状況

 合説、会社説明会、グループ面接、一次面接、最終面接…と、就活にはステップがありますよね。自分が今どのステップにいるかをしっかり確認してから掛けましょう。

 落とし穴が、自分が受けた・受ける予定だった「会場」と「開始時間」です。これも確認しておきましょう。同じ日に複数の時間、複数の場所で選考をしている企業も多いですので、問われる可能性が大いにあります。スケジュール帳を手元に用意しているなら大丈夫だと思います。

 

STEP②:電話を掛けて最初に最低限のことを伝える

…敬語は「付けなさすぎ」より「付けすぎ」のほうが印象がいいです。完璧は目指さなくていい(私も無理)…ので、とにかくつけましょう。

・冒頭のあいさつ

こんにちは、おはようございます、のひとことで大丈夫です。大事なのは声の高さと聞き取りやすさ。ここでまず印象決まっちゃいます。

 

「お忙しい中失礼いたします。わたくし…」と挨拶される学生さんもいますね。…ありがとうございます。便宜でも嬉しいです。でも、この挨拶が無くても別に「ないのかよ」とかは思わないので、まずは「こんにちは」だけで大丈夫です

 

・学校名

絶対伝えなきゃいけない事項その1。難しい学校名なら特に、はっきりと発言しましょう。学生さんだってわかったら、電話を受ける側も、選考の用件かなって察せます。

学部学科までは必要ないかな~って、電話を取る側からしたら思います。必死でメモ取っています。大学名をメモするだけ精一杯です…。私は正直学部学科まで言われても、大学名しかメモ取ってないことがよく…。

・フルネーム

絶対伝えなきゃいけない事項その2。こちらもはっきりと丁寧に下の名前まで伝えましょう。選考に参加している学生さんはいっぱいいますが、学校名とフルネームが被ることはまずないので、担当者からすると、大学名とフルネームは絶対に確実に確認したい。それさえ確実なら選考参加者データとかで、たどれるところはたどれますし。

・要件

名乗った後で、まずは最低限簡潔に用件まで伝えましょう。

名乗った後に「採用担当者様おねがいします。」で終わらせるより、用件まで簡単に伝えてしまいましょう

採用担当者は、役割で違う可能性があります。スケジュール変更担当者、辞退の受付担当者、選考会場を管理している担当者、書類の担当者、道案内が得意な担当者…とか。なので簡潔に用件を伝えることで、スムーズに担当者に代わってもらえる確率アップ。慣れている人に対応してもらえるとお互いラクです。

 

<例:遅刻・キャンセル>

「今日の15時から、福岡会場で、一次面接を受ける予定でしたが、電車が遅延してしまい20分ほど遅刻してしまいそうです。御担当者様はいらっしゃいますか?」

「明日の10時から、品川会場で、会社説明会に参加させていただく予定でしたが、発熱してしまい、申し訳ありませんが欠席の電話をいたしました。御担当者様はいらっしゃいますか?」

★ポイント

いつ、何時の、どこ会場の、何選考で、何を理由に、どのくらい遅刻しそうかor参加できる見込みがないを正直に伝える。

道に迷ったとしてもです。事前に会場に時間通りにつくまでの準備をしてきたけれども、会場が分かりづらいところにあって道に迷ってしまったとか、ビルがわからなくなったとか、地方から上京してきて乗り換えを間違えて別の方向に行ってしまったとかの学生さん、割といらっしゃいますね。地元民が迷子とか、3分遅れそうとか(もう少し余裕を持って家を出ていたら防げたレベル)、最終面接で乗り間違いとかは意気込み的にオイオイ大丈夫かこの学生さん…ってなりますけどね。ともかく下手な嘘をつくより正直に伝えましょう

もうひとつポイント。遅刻の場合、どのくらい遅れそうかを伝えるべきです。そこから、「〇分遅刻までは入室可能ですのでそのままお越しください」と言われることもありますし、別日程を案内されることもあります。自分にとっても有益なアナウンスですよね。

 

<例:辞退>

「来週月曜日に、最終面接を受ける予定でしたが、申し訳ありませんが辞退したく電話をいたしました。御担当者様はいらっしゃいますでしょうか?」

★ポイント

辞退については色々な事情があります。他社内定もあれば家庭都合や自己都合もあります。電話に出た人が採用担当なのかもわかりませんし、担当者に取り次いでもらうまでは、聞かれるまで辞退の”うちわけ”についてまでは言わなくていいです。

理由を問われたら、回答するでOK。

…理由を問われずに、そのまま辞退の受付されたら、言いづらいな~ってことをスキップ出来てラッキーじゃないですか?問わなかった企業側の失態です。笑。もしも「理由を聞きたかった…」と後で電話が来たら回答しましょう、それでOK。

 

辞退に関しても大切なのは「辞退だ」と正直にいう事。

辞退っていうのは言いづらいですよね。贅沢な悩みかもしれませんがいざ辞退連絡しなきゃってなるととても言いづらい。でも嘘をつくのはNG。

辞退は日常茶飯事…というか、あって当然のことなので大丈夫です。企業側も慣れています。きちんと伝えましょう。

 

<例:質問>

「金曜日の13時から、広島会場で、グループ面接を受ける予定ですが、持参書類についてお尋ねしたいことがあります。ご担当者様はいらっしゃいますでしょうか?」

 

…メールで問い合わせても、間に合わないってときは電話するしかないですね。例えば、明後日の選考で、卒業見込み証明書を持ってきてといわれていたけど、発行が間に合いそうにないぞ、とか。

★ポイント

電話を受けて取り次ぐ側は必死にメモしています。担当者に代わってもらえるまでの間は、担当者に変わってもらうためのキーワードを入れればOKって感じです。不安なら電話の前に原稿を作ってしまうのも手です。

あとは、電話しないとまずいぞって分かったときにすぐ電話の準備に動き出しましょう。早いほど救いのチャンスは増えます。

 

STEP③:採用担当者につないでもらうor折り返し電話の打診

STEP②が終わったら、少々お待ちくださいと一回保留にされると思います。その後、採用担当者が出てくださるか、折り返しの打診が来るかになります。

 

ここからはケースバイケースになります、事前準備と敬語さえ忘れなければ大丈夫です。落ち着いていきましょう。

学生さんが就活先企業に電話するっていうのは、とっても緊張するものだという事は採用担当者も分かっています。もし言葉に詰まっても、担当者がこちらに質問をして用件を聞き出してくれることもあります。ここまで来たら大丈夫です。

 

・採用担当者につないでもらえたらの例

「お電話変わりました、〇〇です」だけ(相手が名乗るだけ)⇒STEP②の「学校名」「氏名フルネーム」「要件キーワード」をもう一度繰り返します。全く同じことを言ってOK。原稿を作っていたならもう一回読むでOK。そうしたら向こうから「具体的にはどのような…」と聞いてくる(はず)なのでそれに答えていく。

 

「お電話変わりました、~の用件とお伺いしておりますが」(電話を取りついだ人がある程度伝言をしてくれている場合)⇒詳細な要件を話す。

 

※辞退について

辞退は、企業側から理由を問われるまでは、辞退の内訳はいわなくていい。STEP②でも書いたように、理由を問われずに、そのまま辞退の受付されたら、言いづらいな~ってことをスキップ出来てラッキーってことで。

内訳を聞かれたら、正直に答えましょう。ここでも嘘はNG。

 

本当は第一志望に内定をもらったから辞退なのに、体調不良だとか嘘をついて選考参加を取りやめようとすると、「なぜ予定変更ではなく選考をやめるのか」と問われます。数多の企業の中から選考に参加してくれている学生さんはとても大切な存在です。体調不良とか都合が悪いとかのやむを得ないことを理由に諦めないで選考を進めてほしい。だからスケジュール変更してでも選考受けてくれ!というスタンスのところ、理由を聞いてきます。

 

「辞退」が正直でも、その”理由”で嘘をつくことも避けるべし。

例えば他社内定のため辞退と嘘をつくと、担当者によっては内定先の企業名を問われます。企業も採用戦争です。他社はライバルで、どこの企業に負けてしまったのか、そこは同業種なのか、とかの情報は非常に貴重なので、企業名を問われるケース、多くあります。

採用担当は採用戦争で戦っていくために情報を欲しています

説明会を聞いて、その内容や勤務形態は自分には無理だと思ったから辞退だ、それが理由でも正直に伝えていいです。採用担当にとってはとても貴重な意見になりますし、今後選考に参加する学生にここを懸念されるかもしれないという対策を練ることもできます。仮に採用してもすぐ辞めてしまわれては困りますし。正直に言ってくれてありがとうレベルじゃないですかね…。

 

嘘をついてごまかしても、問い詰められたら結局本当のことを言うことになりますし、嘘をつくと悪い印象を持たれます。辞退するからサヨナラだ、今更印象なんて…って思うかもですが、印象は学校名にも付くことをお忘れなく…。

 

正直に伝えれば、いくつかの質問が終わったのち、辞退で処理してもらえるはずです。大丈夫です。そこをなんとか、と粘ってくる会社があったとしても、自分の人生自分で決めて、自分で責任を持つことになりますから!会社が人生に責任取ってくれるものではない、自分で決断することが大事なんだよ。粘ってくる会社、僕の人生に責任取ってくれるんかね?と冷静に考えてくださいね。あ、ちゃんと考えて辞退の意思を固めてから辞退の連絡してくださいね!そもそもね!

 

・折り返しの打診の例

基本的なスタンスは、企業側の指示通り、です。

 

会社から折り返すと言われた場合⇒「わかりました、どうぞよろしくお願いいたします。」でOK。

+α:学校名と氏名フルネームを再度言う。確認の意味合いです。とにかく大学名と氏名フルネームは超大事。何度でも言います、マジ。

+α:もしも、この時間は電話に出られないという時間があらかじめわかっている場合は、ここで伝えると相手も助かります。時間だけで大丈夫です。

 

 担当者が不在だと言われた場合⇒「わかりました。また改めて電話をさせていただきます。」と「御担当者様はいつごろお戻りになられますか?」(=何時なら繋がるのかの情報を得る)。

で、もう一度電話を掛ける予定を立てて、もう一度その時間に掛けて、STEP②にもどります。

15時まで会議→15:10くらいに掛けてみる。

よくわからない→(トイレ行ってるだけかも)30~60分後くらいに掛けてみる。もしかしたら席に戻り次第折り返してくれるかもなので、出来る限り携帯から離れない。

 

こちらに掛けてくれと別の電話番号を言われた場合⇒「ありがとうございます。~(番号を復唱する)に掛けてみます。ありがとうございました」でいったん終わり、言われた番号に掛ける。スタッフが会場にいるから会場に掛けてみて~とかいうケースですね。

 

採用担当者は時間に追われています。電話を掛けてきた学生さんの選考書類を引っ張り出すのに時間がかかっている時とか、面接で会社に来ている学生さん対応を優先でやらなければならないとか、色々あります…。折り返しますと言われたらそのまま受け入れてあげてください。笑。

 

あとは、担当者からの回答通りに動けば、とりあえずは電話おわりです。おつかれさまでした!

 

要点ざっくりまとめ

★「学校名」「氏名フルネーム」さえきちんと伝えられたらまず大丈夫。

 この情報があれば、採用担当者は選考状況とか連絡先とか(応募時に回収してたら)調べることができます。

★採用担当者に取り次いでもらえるためのキーワードを言えれば大丈夫。
★企業側の質問に正直に答えていけば大丈夫。
★企業側の指示に従えば大丈夫。

 

電話は事前準備すれば思っているより怖くない

学生さんが就活先企業に電話するっていうのは、とっても緊張するものだという事は採用担当者も分かっています。言葉に詰まっても、敬語がおかしくなっても大丈夫。

 

就活シーズンですし、学生さんから採用担当あての電話は珍しくありません。しょっちゅうあります。事前準備をきちんとしたなら、あとは極論、頭の中真っ白になって何も言えなくなったとしても、聞かれたことに答えることができれば割と話は進むもんです。

再度になりますが、事前準備は超大切です。勝率アップです。

 

電話したことで、学生さんの状況が打開したりリカバリできたり、学生さん自身の気持ちが楽になったりすればと願います。